예약 플랫폼의 관리자 화면, 무엇부터 보여줘야 할까

예약 플랫폼의 관리자 화면은 직원별 시간표를 맨 앞에 두는 편이 좋습니다. 사장님이 하루에 가장 자주 확인하는 것이 "지금 누가 비어 있고, 다음 손님이 언제 오는지"이기 때문입니다. 예약 관리 서비스 콘셉트 시안 'BOOKING GRID'의 관리자 화면을 칸 하나하나 뜯어보며, 시간표·막아 둔 시간·보증금·예약 목록을 한 화면에 어떻게 담았는지 정리했습니다.

예약 앱이나 예약 관리 서비스를 파는 회사의 홈페이지는 보통 첫 화면에 자기 서비스의 관리자 화면을 그림으로 겁니다. 기능을 글로 늘어놓는 것보다 화면 한 장이 빠르기 때문입니다. 그래서 이 그림에 무엇이 들어 있느냐가 곧 "이 서비스가 무엇을 해 주는가"가 됩니다.

BOOKING GRID는 1인 매장부터 직원 열 명 규모의 매장까지 쓰는 예약·일정 관리 서비스를 가정한 시안입니다. 미용·네일, 스튜디오, 클리닉을 대상으로 하고, 예약 링크·직원 캘린더·보증금 결제·알림톡 네 가지 기능을 내세웁니다. 시안은 직접 눌러볼 수 있습니다.

BOOKING GRID 시안 직접 눌러보기 →

1첫 화면에 '오늘'의 관리자 화면을 걸었습니다

왼쪽에는 제목 '빈 시간은 줄이고, 경험은 채우고'와 '전화 예약 대신 링크 하나로, 빈 시간은 캘린더가 알아서 채웁니다.', 버튼 '무료로 가입하기'와 '서비스'가 있습니다. 오른쪽 연한 파란 칸은 관리자 화면 그림이 차지합니다. 그림 맨 위 제목은 '예약 캘린더 · 10월 16일 (금)'입니다. 서비스 전체를 자랑하는 화면이 아니라, 미용실 한 곳의 금요일 하루를 그대로 보여줍니다.

그림은 왼쪽 메뉴(예약 캘린더 · 시간대 설정 · 고객 안내), 위쪽 숫자 카드 세 장, 그 아래 시간표로 되어 있습니다. 오른쪽 위에는 로그인한 사람의 머리글자 'MK' 동그라미까지 넣어 실제 프로그램처럼 보이게 했습니다. 홈페이지를 보는 사장님이 "이걸 쓰면 내 아침 화면이 이렇게 되는구나" 하고 바로 상상할 수 있는 그림입니다.

2숫자 세 개가 시간표를 먼저 요약합니다

숫자 카드는 '오늘 예약 12건 · 남은 시간 8칸 · 보증금 결제 9건'입니다. 세 숫자는 아래 시간표와 맞물립니다. 시간표에서 손님 이름이 적힌 칸을 세면 12개, 아무것도 없는 빈칸을 세면 8개입니다. 사장님은 숫자로 오늘 하루를 먼저 가늠하고, 필요할 때만 칸을 들여다보면 됩니다.

'보증금 결제 9건'은 오늘 예약 12건 가운데 9건이 보증금을 냈다는 뜻으로 읽힙니다.

3직원별 시간표: 칸 하나에 손님·시술·담당이 다 들어 있습니다

시간표는 가로로 김 원장 · 이 실장 · 박 디자이너, 세로로 10:00부터 16:00까지 한 시간 간격입니다. 예약 칸에는 가운데 글자를 가린 손님 이름(김진, 서연 등)과 시술(커트 · 염색 · 클리닉 · 펌 · 네일)이 들어 있고, 어느 열에 있느냐가 곧 담당입니다. 손님 이름을 가린 것은 직원 여럿이 함께 보거나 매장 태블릿에 띄워 두는 화면에서 쓸모 있는 처리입니다.

직원별로 열을 나누면 한 손님이 여러 직원을 거쳐 가는 예약도 이어서 보입니다. 김진 손님은 10:00 김 원장에게 커트, 11:00 이 실장에게 클리닉, 12:00 박 디자이너에게 염색을 받습니다. 서연 손님도 13:00 클리닉 → 14:00 염색 → 15:00 네일로 세 직원을 차례로 거칩니다. 시간만 늘어놓은 목록이었다면 놓치기 쉬운 흐름입니다.

홈페이지가 내세우는 기능 네 가지가 관리자 화면의 어디에 나타나는지 짝지어 보면 이렇습니다.

• 예약 링크(SNS·지도에 거는 전용 예약 페이지) → 점선으로 남은 빈칸이 손님이 링크에서 고를 수 있는 시간입니다.
• 직원 캘린더(근무표와 시술 시간을 한 화면에) → 직원마다 한 열씩 나뉜 시간표 자체입니다.
• 보증금 결제(예약 시 선결제로 노쇼 대비) → 위쪽 '보증금 결제 9건' 숫자입니다.
• 알림톡(예약 확정·전날 안내 자동 발송) → 왼쪽 메뉴의 '고객 안내' 화면입니다. 홈페이지 두 번째 섹션이 이 화면을 열어 보여줍니다.

'고객 안내 · 10월 16일 (금)' 화면은 숫자 카드 세 장(오늘 발송 24건 · 전날 안내 11건 · 노쇼 0건)과 발송 목록으로 되어 있습니다. 목록은 시각 · 고객 · 안내 · 상태 네 칸이고, '09:00 김진 내일 10:00 예약 안내 — 발송 완료', '10:42 한리 예약 확정 · 보증금 결제 — 발송 완료', '11:05 오*민 예약 변경 안내 — 대기'처럼 어떤 안내가 언제 누구에게 나갔는지 보여줍니다. 손님이 "문자 못 받았어요"라고 할 때 사장님이 바로 확인할 수 있는 화면입니다.

4막아 둔 시간은 예약과 다른 모양으로 구분합니다

12:00 이 실장 칸에는 손님 대신 '차단 · 점심 시간'이 회색으로 들어가 있습니다. 시간표 칸은 세 가지 모양으로 나뉩니다. 예약은 파란 칸, 손님이 고를 수 있는 빈 시간은 점선 칸, 막아 둔 시간은 회색 칸입니다. 그래서 '남은 시간 8칸'에 점심시간이 섞여 세어지지 않습니다.

5예약 관리자 화면에 꼭 들어갈 여섯 가지

이 순서는 메뉴를 늘어놓는 순서가 아니라 사장님이 하루에 손대는 횟수 순서입니다. BOOKING GRID 시안은 위의 네 가지를 첫 화면 한 장에 담고, 알림 발송 내역은 '고객 안내' 화면으로 따로 뺐습니다. 그림에 없는 것은 손님 메모 하나인데, 첫 화면에 꼭 있을 필요는 없고 예약 칸을 눌렀을 때 열리는 자리에 두면 됩니다.

6휴대폰에서도 시간표가 그대로 들어옵니다

휴대폰에서는 위쪽 메뉴가 오른쪽 끝의 '메뉴' 버튼 하나로 접히고, 관리자 화면 그림의 왼쪽 메뉴는 위쪽 탭(예약 캘린더 · 시간대 설정 · 고객 안내)으로 바뀝니다. 숫자 카드 세 장은 한 줄에 남고, 세 직원의 열도 그대로 들어옵니다. 칸이 좁아져도 이름과 시술은 읽힙니다.

7숙박 예약 엔진 RESERVIA는 날짜 표를 씁니다

같은 플랫폼·SI 탭의 RESERVIA는 호텔·펜션이 자기 홈페이지에 붙이는 예약 엔진을 가정한 시안입니다. 검은 바탕에 명조체, 금색 버튼으로 BOOKING GRID와 분위기가 정반대입니다. 첫 화면에는 '수수료 대신, 직접 예약으로'와 '홈페이지 직접 예약을 늘리고, 여러 OTA 객실 재고는 한 번에 맞춥니다.'가 있습니다. OTA는 여러 숙소를 모아 파는 온라인 예약 사이트를 말합니다.

하위 페이지 '객실 예약 캘린더'는 숫자 카드 네 장(오늘 체크인 14건 · 이번 주 예약률 57% · 홈페이지 예약 비율 62% · 노쇼·취소 2건), 객실 종류(스탠다드 · 디럭스 · 스위트)와 요일(월–일)로 짠 표, 그 아래 예약 목록으로 되어 있습니다. 표의 칸에는 '예약' 또는 '가능'이 들어가고, 21칸 중 '예약' 12칸이 곧 이번 주 예약률 57%입니다. 목록은 체크인 · 예약자 · 객실 · 경로 · 상태 다섯 칸이고, 체크인 칸에는 오늘 도착 시각(15:00 · 16:30 · 19:00)이 들어갑니다(예: 15:00 김*진 디럭스 · 2박 홈페이지 확정). 프런트에서 오늘 몇 시에 누가 오는지 바로 보는 목록입니다.

숙박은 시간이 아니라 1박 단위로 팔기 때문에 표의 가로가 시간 대신 요일입니다. 눈여겨볼 칸은 목록의 '경로'와 숫자 카드의 '홈페이지 예약 비율'입니다. 수수료 없는 직접 예약을 늘려 준다는 이 서비스의 약속을, 운영자가 관리자 화면에서 숫자로 확인하게 만든 칸입니다.

업종이 달라도 원칙은 같습니다. 관리자 첫 화면의 표는 그 업종이 파는 단위(시간이든 날짜든)로 짜고, 숫자 카드는 그 표를 요약하거나 서비스가 약속한 것을 확인하는 데 씁니다.

8실제로 만든다면: 예약 플랫폼과 우리 가게 예약은 다릅니다

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